Communication

Location de salle de séminaire : comment bien choisir

Louer une salle de séminaire survient au moins une fois chaque année pour toute entreprise. Les conférenciers professionnels et les agences de communication en louent (beaucoup) plus souvent ! Concluez la bonne affaire à tous les coups en suivant ces conseils.

Estimer le public attendu

Louer une salle sans avoir une idée du nombre de personnes qui viendront pour le séminaire, c’est comme faire couper un tailleur sans connaître le gabarit de la personne qui le mettra.

En revanche, l’estimation que vous ferez sera toujours approximative. La meilleure façon de procéder est d’avoir un intervalle. Par exemple, entre 100 et 150 personnes.

Mais quand vous irez négocier la salle, présentez : soit votre chiffre le plus bas, soit votre chiffre moyen, mais jamais le plus haut. Vous parviendrez à avoir de meilleurs tarifs !

Prendre en compte l’heure à laquelle se déroulera le séminaire

Pour la location de salle de réunion cliquez ici https://www.salonsdelaveyron.fr/nos-services/ et découvrez une vaste offre de services. Mais avant de vous engager en signant le contrat de location, vérifiez que l’endroit choisi sera facilement accessible à l’heure où se tiendra la rencontre.

Gardez à l’esprit qu’une salle située en plein centre-ville peut devenir une véritable forteresse impossible à atteindre à cause des embouteillages si la rencontre se déroule en mi-journée ou pendant la matinée du lundi.

De même, une salle confortable dotée de toutes les commodités situées totalement à la périphérie de la ville pourrait être moins accessible si les travaux doivent s’achever tard dans la soirée.

Quel est le format de l’activité ?

Le bien-être des participants doit en permanence demeurer votre principale préoccupation. Si le séminaire se déroule pendant deux jours et s’il est résidentiel, c’est-à-dire que les participants résideront sur place, vous devez avoir une liste de leurs besoins spécifiques. Il peut s’agir de désirs sanitaires, de régimes alimentaires spécifiques…

Se renseigner avant permet d’éviter d’être incapable de servir un régime sans gluten à une personne intolérante alors que cette dernière est censée se concentrer sur le séminaire.

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