Braderies, brocantes ou encore vides-greniers, quelle que soit la dénomination, cela est soumis aux mêmes règles que les ventes au déballage et autres manifestations publiques de revente d’objets. Alors, en tant qu’association, mieux vaut l’organiser avec méthode.
Définir la date et son emplacement
Mieux vaut définir selon la région, la période la plus propice. Inutile par exemple de l’envisager si de nombreuses dates sont déjà prévue, s’il y a une élection, une fête, une manifestation proposée par la municipalité ou tout autre événement susceptible de faire baisser le taux de fréquentation sur le site de votre brocante.
Il vous faut aussi envisager une zone où les visiteurs et les exposants pourront stationner aisément. Il n’est pas contre indiqué, bien au contraire, de se rapprocher de la mairie pour connaître les lieux qu’elle peut mettre à disposition.
Laisser le site propre
L’espace public n’étant pas une décharge à ciel ouvert, il faut veiller au respect de la propreté du site après le vide-grenier. Pour cela, demandez aux exposants une caution et restituez-là si l’emplacement vous est dévolu dans l’état de propreté initial, exempts de papiers, d’objets divers. Vous pouvez mettre à leur disposition des sacs poubelles pour les inciter et les aider au geste de propreté.
Dans tous les cas, il faudra louer une benne. Les exposants pourront ainsi y jeter les objets cassés, ceux qu’ils ne veulent plus conserver ainsi que tous leurs déchets non toxiques et non dangereux. Petit plus, il n’est pas rare qu’un loueur de benne propose une prestation globale incluant la location et l’élimination des déchets mais aussi le nettoyage.
Pensez aussi à donner des cendriers de poche aux exposants afin que vous ne soyez pas obligé de ramasser à la pelle les mégots de cigarette jetés au sol.
Effectuer une déclaration au préalable
Vous devez vous acquittez des démarches administratives pour obtenir le droit d’occuper une partie du domaine public via un formulaire à déposer en mains propres contre un récépissé pou lettre recommandé avec avis de réception au maire de votre commune et de votre préfecture. Le cas échéant, vous encourez une amende.
S’assurer que l’évènement est organisé en toute sécurité
En tant qu’association, vous êtes sûrement assurée par un contrat multirisque. Mieux vaut s’en assurer au préalable. En effet, ce n’est pas en cas d’accident ou d’incident le jour de la manifestation que vous vérifierez si votre assurance couvre la responsabilité civile et celle de ses membres, les dommages corporels et matériels au-delà des activités ordinaires et que la manifestation exceptionnelle comme la brocante l’est également.
En tant qu’organisateur, vous pouvez être pénalement poursuivit en cas d’absence de registre des vendeurs, de déclaration préalable mais aussi de recel d’objets volés par exemple. Tenez bien à jour et conserver une comptabilité précise des recettes et des dépenses qui peuvent à tout moment – même sur le lieu de l’évènement – être demandé en cas de contrôle des services fiscaux. Précisez aux exposants qu’il leur est interdit de revendre des objets volés et que la vente au déballage des marchandises est régie par l’article L310-2 du Code du commerce.
Etablir le plan et les modalités d’accès
L’administration vous a donné son accord, il vous faut donc maintenant établir le plan des emplacements. Définissez la taille d’un emplacement et précisez si une voiture est admise. Ainsi, vous saurez combien d’emplacements sont disponibles.
Définissez le prix de l’emplacement, les modalités d’inscription et le ou les contact(s). N’oubliez pas d’indiquer les horaires.
Prévoyez et définissez les voies de secours ainsi qu’un poste de secours. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre mairie pour connaître l’ensemble des dispositifs prévisionnels de secours à mettre en oeuvre.
Prévoir le matériel nécessaire
Pensez à établir vos besoins en table, chaise et barnum puis de vous rapprocher du service de la mairie pour un prêt. Le cas échéant, précisez aux exposants ce dont ils pourront bénéficier.
Demandez également à la mairie, l’accès aux prises électriques et prévoyez l’ensemble du matériel nécessaire pour proposer une restauration rapide – frites, sandwich, café entre autres – tout au long de la journée.
