Il est capital pour une entreprise de se préoccuper du classement et de l’archivage de ses documents. Bien au-delà de la contrainte légale que cela constitue, c’est surtout une question de bon sens. En parallèle, à compter du 25 mais 2018, l’archivage des documents électroniques sera lui aussi rendu obligatoire. Mais voilà, la mise en place de la gestion d’un fonds d’archive peut être fastidieuse. Quelle est alors la solution pour ranger, classer et conserver sans mal tous ses documents ?
Le recours à des pros de l’archivage, un avantage certain
La gestion des archives s’inscrit dans une démarche globale de conduite de documents. De leur réception jusqu’à leur destruction, les documents doivent être classés et archivées. Le traitement des archives demande donc de les classer selon qu’il s’agisse d’archives courantes, d’archives intermédiaires, d’archives définitives, mais aussi dans certains cas d’archives historiques. Et pour cela, il est impératif de respecter le cycle de vie de chacun des documents. En effet, la durée de conservation dépend du type de documents – commerciaux, civils, comptables, sociaux, fiscaux et relatifs à la gestion du personnel – mais aussi de leur nature.
Dans ce méandre administratif, il est parfois plus qu’utile de recourir à un prestataire spécialisé dans l’archivage. Un avantage certain afin de mener avec rigueur et professionnalisme la création, la gestion, mais aussi la destruction sans faille de ses archives aussi bien physiques – documents papiers, documents photographiques – que numériques et électroniques. La solution efficace et pérenne pour mener à bien sa politique d’archivage.
Un parfait archivage est indispensable pour classer, retrouver, suivre et détruire avec efficience tous les documents. Il est donc impératif d’opter pour la méthode la plus adaptée. Mais voilà, malheureusement il n’existe pas une méthodologie unique à laquelle s’y référer. Dès lors, pour faire les bons choix, le recours à une entreprise pour la gestion de ses archives peut s’avérer plus que judicieux. Cette dernière est alors, la plus à même de proposer des procédés d’archivages et des outils spécifiques en fonction de la typologie de l’entreprise tout en prenant en compte le secteur d’activité.
Le classement, l’archivage, des enjeux à ne pas négliger
Chaque document est une trace de la vie économique, sociale, juridique des activités de l’entreprise. La bonne conservation des documents est alors une opportunité pour faire le point sur l’activité de l’entreprise tout en bénéficiant de la portée informative et/ou historique au travers de l’archivage. Cela permet également à tout moment de pouvoir disposer des documents, d’assurer leur traçabilité en cas de litige, d’éviter les pertes, de gérer le Record Management, mais aussi de gagner de la place et d’accroître la productivité en transformant les espaces de stockage en espace de bien-être par exemple.