Les entreprises produisent et archivent une quantité importante de documents. Cependant dans un souci de confidentialité et de respect de normes, celles-ci se doivent de détruire tous ces documents. Quels sont les avantages de la destruction d’archives pour une entreprise ? Trouvez la réponse à cette préoccupation dans la suite de cet article.
Destruction d’archives : les avantages pour une entreprise
La destruction d’archives est le processus par lequel sont éliminés tous les documents dont la durée légale de conservation est dépassée. Il est indispensable pour une entreprise de détruire ses archives pour de nombreuses raisons.
Respect de la législation
La Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD) oblige toute entreprise à respecter une durée légale de conservation de documents. Les entreprises doivent ainsi instaurer une stratégie de destruction des données à caractères personnels et confidentiels. Ainsi, la destruction d’archives reste une meilleure option, puisque la non-conformité à cette réglementation les expose à des sanctions.
Sécurité des documents confidentiels
Les entreprises, quelle que soit leur taille, détiennent un bon nombre de supports papier à caractères sensibles et confidentiels. Par mégarde, ceux-ci peuvent se perdre ou se retrouver dans les poubelles. Les personnes mal intentionnées pourront alors les utiliser à de mauvaises fins. Ainsi, la destruction d’archives va permettre d’éviter tout risque d’espionnage, de piratage ou de fuite d’informations (données de la clientèle, données comptables, etc.). De cette manière, l’entreprise évitera tous les événements qui viendront lui porter préjudice et nuire à sa notoriété.
Gain d’espace dans les locaux de l’entreprise
Au sein d’une entreprise, une salle d’archives peut rapidement être surchargée par des documents inutiles. La destruction d’archives permettra alors un gain précieux d’espace qui pourrait servir par exemple à l’installation d’un nouveau bureau.
Déroulement de la destruction d’archives
La destruction des documents est un processus que les entreprises externalisent généralement auprès des structures de destruction d’archives. Cela leur permet de se concentrer sur leur métier et de gagner du temps.
Le processus commence par une autorisation accordée par l’entreprise à la société prestataire. Cette dernière transférera alors tous les documents sur un site de destruction sécurisé et strictement confidentiel. Il s’ensuivra un broyage des feuilles à leur quart ou à leur huitième. Les documents déchiquetés seront enfin emballés, pesés puis envoyés au recyclage.
Par ailleurs, il faut souligner que la procédure de destruction d’archives doit être conforme à la norme NF Z 40-350. Elle est relative aux prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents pour toute entreprise. Cette norme garantit l’impossibilité de reconstituer les documents de l’entreprise après leur destruction.
